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Beratung und Optimierung für den Fuhrpark
Wer einen Fahrzeugpark unterhält steht vor der Frage, ob er die Verwaltung selbst übernehmen oder an ein Fachunternehmen abgeben soll. Mit geeigneten Werkzeugen können bei der Eigenverwaltung des Fuhrparks erhebliche Ersparnismöglichkeiten genutzt werden.
Neben den klassischen Kosten wie Finanzierung, Versicherung, Kraftstoff oder Instandhaltung dürfen auch die internen Kosten, etwa für Entscheidungsprozesse, und das Belegwesen nicht vergessen werden. Sie machen über 15 Prozent der Gesamtausgaben aus und bilden ein markantes Potenzial für Einsparungsmaßnahmen.
In Österreich sind in gewerblichen Fuhrparks etwa 584.000 Fahrzeuge erfasst. Etwa 95 Prozent der Unternehmen haben nur eine geringe Anzahl, ein bis neun Fahrzeuge. Berechnet man pro Fahrzeug jährliche Kosten von 8.000 Euro, so macht das Marktpotenzial der gewerblichen Fuhrparks rund 4,675 Milliarden Euro im Jahr aus. Die Internen Kosten wären so mit 696.000.000 Euro zu bewerten. Die Verarbeitung eines Beleges kostet laut einer Studie von PriceWaterhouseCoopers zwischen 13 und 22 Euro. Fallen monatlich vier Belege an, für Tanken, Versicherung, Leasing usw., sind dies 40 Belege im Jahr, also 624 Euro pro Fahrzeug. Bei mehreren Fahrzeugen kann schon das Umsteigen auf Sammelrechnungen diese Ausgaben deutlich abfallen lassen. Viele Firmen trachten nun, diese Kosten durch Outsourcing zu senken und übergeben die Verwaltung einem eigenen Unternehmen. Aber durch den Einsatz von professionellen Softwarelösungen können Einsparungen erzielt werden, die dem Outsourcing gleichkommen.
Erhebliche Potenziale
Andreas Steinbach, Geschäftsführender Gesellschafter von best4fleet, sieht hier erhebliche Potenziale. best4fleet ist das erste FleetConsulting-Unternehmen Österreichs und befasst sich mit der unabhängigen Untersuchung, Beratung und Optimierung des Fuhrpark-Bereichs in Unternehmen. Auch die Automotive-Industrie wie Importeure, Händlergruppen und Fuhrparkmanagement-Unternehmen werden in Trainings, Seminaren und Studien unterstützt. Während Eigenentwicklungen, oft auf der Basis von Excel oder Access basierend, nur eine zeitlich begrenzte Daseinsberechtigung besitzen, weisen billige Plug&Play-Produkte zwar die wesentlichen Basisfunktionen auf, verfügen aber nur über geringe Flexibilität und oft zu wenig Datenbankkompatibilität. Hochwertige Lizenzprodukte erlauben eine Verwaltung von einigen 100 Fahrzeugen durch nur einen Mitarbeiter. Es werden einmalige Lizenzgebühren und Wartungskosten fällig, dazu kommt noch der Aufwand für die Implementierung und die Systemadministration. Studien zufolge ermöglichen sie aber Prozesskosteneinsparungen zwischen 30 und 50 Prozent und amortisieren sich je nach Größe des Fuhrparks in einem halben bis zwei Jahren. Eine derartige Lösung ist beispielsweise Fleetmaster von Delta proveris. Fleetmaser ist ein Dispositions- und Verwaltungssystem für das hauinterne Flotten- bzw. Fuhrparkmanagement und bietet detaillierte Informationen und Analysen für die Steuerung des Fuhrparks. Alle Fahrzeugstammdaten sowie Kostendaten, etwa für Benzin, Reparaturen oder Versicherung, sind integriert. Die umfangreichen Funktionen für die Disposition ermöglichen den Anwendern ein genaues Terminmanagement verbunden mit einer gleichmäßigen Auslastung und Nutzung der Fahrzeuge. Eine Dispositionstafel gibt jederzeit eine Statusübersicht der Reservierungen und Verfügbarkeit. Ohne komplizierten Vergabevorgang kann sich ein Mitarbeiter so für ein Fahrzeug und eine bestimmte Zeit eintragen. Für alle Fahrzeuge erfolgt eine komplette Fahrtenbuchführung, wobei hier eine Fahrtensplittung möglich ist. Damit können etwa Privatfahrten erfasst werden, wie es für die Steuer wichtig ist. Umfangreiche Reportsfunktionen sichern präzise Steuerungsinformationen und zielgerichtete Analysen, welche die Wirtschaftlichkeit widerspiegeln. Die neue Version 3.0 kann auch für das Management von Misch- oder Speditionsfuhrparks eingesetzt werden. Neue Module und erweiterte Stammdaten ermöglichen das Erfassen und Auswerten fixer sowie variabler Fahrzeugkosten.