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Wenn der Postmann zweimal klingelt... könnte jetzt öfter auch ein Brief von der Leasinggesellschaft dabei sein. Denn dort haben die Mitarbeiter ab sofort die Möglichkeit, schnell und komfortabel nahezu jegliche Art von Geschäftsschreiben direkt mit Hilfe der eingesetzten Leasingsoftware zu erstellen - vorausgesetzt, diese Software heißt Leasman.

Kein Prozess - kein Brief
Bis dato war sämtliche, mit Leasman erstellte Geschäftspost bestimmten Geschäftsprozessen zugeordnet, teilweise kundenabhängig und stets fest implementiert. Das Rechnungsschreiben für die monatliche Leasingrate beispielsweise setzt sich aus fest definierten, kundenindividuellen Textblöcken zusammen und ist dem Geschäftsprozess Sollstellung zugewiesen. Jedoch treten in der Praxis sehr häufig Anforderungen auf, die nach zusätzlichen Schreiben verlangen. Erfahrungsgemäß sind im operativen Leasinggeschäft zahlreiche Briefe oder Formulare sinnvoll und notwendig, die keinem Geschäftsprozess eindeutig zugeordnet werden können. Die Erstellung solcher Briefe erfolgte dann bisher immer außerhalb von Leasman, beispielsweise mittels Textverarbeitungsprogramm.

Flexible neue Lösung
Mit der neuen Funktionalität Prozessunabhängiges Briefsystem steht nun ein Feature bereit, das es Leasman-Anwendern erlaubt, standardisierte Briefe unabhängig von konkreten Geschäftsprozessen und ohne die Verwendung externer Texteditoren zu erstellen. Der Anwender klickt sich dabei, vereinfacht ausgedrückt, aus vorgegebenen Textbausteinen schnell und umkompliziert den gewünschten Brief zusammen. Großer Vorteil dieser Methode: die komplette Datenbasis von Leasman steht prinzipiell zur Verfügung. Und, nicht unwichtig, jeder versandte Brief wird im System revisionssicher und jederzeit reproduzierbar archiviert.

Was ist ein Brief?
Ein Brief im Sinne des Briefsystems ist ein Formular, das verschiedenen Kategorien zugeordnet werden kann. Solche Briefkategorien können frei angelegt, bezeichnet und gruppiert werden. Ihre Hierarchie wird in einer Baumstruktur festgelegt. Eine beispielhafte Briefkategorie wäre etwa "Kfz-Versicherung". Darunter könnten dann alle Bausteine für die verschiedenen Briefe zum Komplex "Kfz-Versicherung" abgelegt und zu jedem beliebigen Zeitpunkt von jedem zuständigen Sachbearbeiter genutzt werden. Der Brief selbst besteht aus sogenannten Templates, z.B. "Erste Seite", "Folgeseite" usw., die allesamt fertig vorhanden sind. Welche Templates in welchem Brief verwendet werden, ist Sache der Konfiguration. Ein Template wiederum kann mehrere Textblöcke enthalten. Textblöcke werden in der Leasman-Datenbank hinterlegt. Sie können sowohl aus festen Texten als auch flexiblen Auswahl- bzw. Eingabekriterien bestehen. Textblöcke können zudem unterschiedlich konfiguriert werden hinsichtlich Schriftart und -größe, Fett- und Kursivdruck, Unterstreichungen, Umbrüchen, Ausrichtung und Rahmen.

Anwender und Administratoren
Der Sachbearbeiter der Leasinggesellschaft profitiert vom prozessunabhängigen Briefsystem dahingehend, dass er als Hauptanwender schnell und dennoch bestimmten Standards entsprechend neue Briefe auf Basis der datenbankseitig hinterlegten Konfiguration erstellen kann. Außerdem hat er die Möglichkeit der Archivierung und Druckwiederholung. Beim erneuten Druck eines bereits früher gedruckten Briefes gilt immer die zum Zeitpunkt des Erstdrucks gültige Briefkonfiguration. Daneben können Administratoren die Pflege der Briefkategorien und der einzelnen Textblöcke vornehmen.

Fazit
Die Funktionalität Prozessunabhängiges Briefsystem erlaubt es Leasman-Anwendern,  schnell, flexibel und revisionssicher kundenindividuelle Schreiben zu verfassen. Dabei werden durch die Verwendung definierbarer Textfelder und Auswahlkriterien stets die vorgegebenen Standards eingehalten.

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