Mit Leasman OMS den gesamten Unternehmens-Output professionell verwalten

Im Output Management, also dem Erstellen, Verwalten und Verteilen von elektronisch oder physisch vorhandenen Dokumenten, liegen in modernen IT-Landschaften große Einsparpotenziale. Mit dem Leasman Output Management System (OMS) stellt die DELTA proveris AG ein universelles Werkzeug bereit, um diese Reserven zu nutzen.

Die Aufbereitung, Anpassung und Verteilung von Druckdaten findet vielerorts zu wenig Beachtung. Das ist unverständlich, denn gerade dieser Bereich bietet merkliche Rationalisierungs- und Kosteneinsparpotenziale. Es wirkt sich auf der Kostenseite eines Unternehmens deutlich aus, ob beispielsweise Druck, Verpackung und Versand mehrerer tausend Rechnungen pro Monat von Hand oder vollständig automatisiert bearbeitet werden.

Etliche Optionen
Was aber sind nun die vielfältigen Möglichkeiten des Output Managements? Kurz gesagt: Sämtliche unternehmensrelevante Dokumente lassen sich mittels einer professionellen Output-Management-Lösung automatisiert erstellen, gesteuert weiterleiten und revisionssicher archivieren. Daraus ergeben sich verschiedene Einsatzfelder. Zum Beispiel kann der gesamte Postversand jeglicher Belege, Rechnungen etc. an einen Dienstleister ausgelagert werden. Oder aber die gesamte Rechnungsstellung wird elektronisch abgewickelt. Interne Reportings, Analysen und Auswertungen können individuell generiert und an verschiedene Standorte verteilt werden. Dazu bieten sich auch deutlich verbesserte Optionen in der Archivierung von Dokumenten. In jedem Fall erhöht sich der Automatisierungsgrad aufwendiger Arbeitsschritte, was wiederum Kapazitäten freistellt und so die Produktivität erhöht. Noch dazu wird die Servicequalität gegenüber Kunden und weiteren Zielgruppen gesteigert.

Integration in Leasman
Um als Leasman-Anwender von den Vorteilen des Output Managements profitieren zu können, bedarf es zunächst bestimmter IT-seitiger Voraussetzungen. Die gewünschten Daten müssen identifiziert und extrahiert werden, um sie anschließend weiter zu verarbeiten. Hierfür bietet das Leasman Output Management System (OMS) die beste Basis. Beim OMS handelt es sich um eine Integrationsplattform, die ohne aufwendige Anpassungen in der Lage ist, Daten auf einfache Weise aus Leasman zu extrahieren. Anschließend bietet das OMS verschiedene Optionen zur Verwendung dieser Daten. Dazu zählen alle Prozesse entlang der Druckstraße, Archivierung, Mailversand sowie die unternehmensweite Integration (Enterprise Application Integration) in angeschlossene Systeme per XML-Datentransfer. Technologisch ist das Output Management System als eigenständige Java-Komponente über einen Application Server in die Leasman-Systemlandschaft integriert (Abb. 1). Der Datenaustausch zwischen OMS und LEASMAN findet über http-Verbindungen und die Java-Datenbankschnittstelle (JDBC) statt.

Ablaufschema
Das Leasman-OMS-Prinzip läuft, vereinfacht dargestellt, folgendermaßen ab: Ein Druckauftrag in Leasman, z.B. der Druck einer Rechnung über die monatliche Finanzleasingrate, wird als Anfrage an das OMS gesendet. Dabei ist jeder Druckauftrag an einen sogenannten Printprozess gebunden. Das OMS selbst verwaltet alle denkbaren Printprozesse, die jeweils wiederum aus mehreren Teilschritten bestehen. Ein wesentlicher Teilschritt ist dabei die Generierung eines Standarddatenstromes. Dieser enthält alle zum Druck des gewünschten Dokuments benötigten Inhaltsdaten. Um diese Daten aufbereiten zu können, muss sie sich das OMS zunächst erst einmal beschaffen. Dazu holt es alle für den verlangten Standarddatenstrom notwendigen Daten aus der LEASMAN-Datenbank, trägt sie entsprechend der hinterlegten Definition zusammen und gibt diese anschließend als XML-Datenstrom zur Weiterverarbeitung aus. Die Rechnung unserer Monatsrate liegt jetzt also im standardisierten XML-Format vor und kann nun auf unterschiedliche Art und Weise weiterbehandelt werden.